Ville de Gardanne
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Voici le nouveau portail famille
Energies 508 - 6 mars 2019 - Bruno Colombari
mercredi, 6 mars 2019
/ Bruno Colombari

Après une première version lancée en octobre 2013, le nouveau portail famille est en ligne depuis début février. L’objectif est de rendre plus pratique le quotidien des 1400 familles ayant des enfants scolarisés, d’améliorer le service rendu et d’optimiser les ressources attribuées par la Ville à ce secteur essentiel qu’est l’éducation.

Les centaines de familles qui avaient pris l’habitude, depuis un peu plus de cinq ans, de régler leurs factures de cantine, de garderie, de crèche ou d’accueil de loisirs par Internet sont soulagées : elles peuvent, depuis la fin février, le faire à nouveau. La première version du portail famille a en effet été remplacée par une nouvelle et dans l’intervalle, pendant quelques semaines, le paiement en ligne n’était plus possible. C’est là qu’on voit à quel point la dématérialisation des démarches administratives fait désormais partie du quotidien d’une large majorité d’habitants  : il est quand même plus simple de faire ça depuis chez soi, peu importe le jour et l’heure, que de devoir jongler avec son emploi du temps pour passer rue Borély. Même si une boîte aux lettres est disponible pour déposer un chèque.

UN NÉCESSAIRE TEMPS D’ADAPTATION

« Pour les parents qui travaillent, ce devrait être beaucoup plus simple et plus souple, explique Samia Gamèche, conseillère municipale déléguée aux accueils de loisirs. Avec la version précédente du site, les inscriptions pour les ALSH du mercredi se faisaient à l’année, et de peur de manquer de place, des familles inscrivaient leurs enfants d’office, même si ensuite ces derniers n’y allaient pas toujours. Maintenant, ça devrait être plus juste pour tout le monde. »

étude surveillée école
étude surveillée école

Amener de la fluidité aussi bien dans le lieu de l’inscription (depuis chez soi) que sur la période pendant laquelle cette inscription est possible : d’une semaine à l’autre pour la restauration, la cantine et les garderies du matin et du soir, d’un mois à l’autre pour les accueils de loisirs du mercredi. L’inconvénient avec le passage d’un système à un autre, c’est qu’il faut un temps d’adaptation.

Ainsi, les familles gardannaises ont été contactées par courrier postal en janvier pour leur demander de créer un compte sur le nouveau portail famille (https://portailfamille.villegardanne. fr), accessible facilement depuis le site de la ville en bas de chaque page. Une fois ce compte créé, dans lequel elles entrent leur adresse, téléphone, mail, identifiant et mot de passe, elles reçoivent un mail de confirmation et peuvent alors s’identifier. Une procédure en deux temps qui a pu en déstabiliser quelques-uns, mais qui n’est à faire qu’une seule fois. Pour les suivantes, il suffit d’entrer son identifiant et mot de passe, que vous pouvez personnaliser ou recréer si vous l’avez oublié.

portail famille
portail famille

« En cas de problème, le personnel d’accueil est disponible, précise Élisabeth Calderon, responsable du pôle administratif au secteur éducation. Dans ce cas, on montre aux habitants comment créer leur compte, et comment y accéder par la suite. » Si la date limite du 21 février avait été annoncée, il reste toutefois possible pour les retardataires de s’inscrire dès maintenant.

La seule différence tient dans les périodes d’inscription  : si vous voulez une place pour votre enfant pour un accueil de loisirs en mars, il fallait l’inscrire en février. Attention, les études surveillées sont pour l’instant bloquées sur l’année scolaire : si elles sont gratuites pour les familles, elles représentent un coût pour la Ville qui rémunère les intervenants. « Les parents ne peuvent pas eux-mêmes modifier leur inscription, mais en cas de nécessité, ils peuvent prendre contact avec nous. » Car si la dématérialisation est bien pratique, elle ne remplace pas le contact humain. C’est plutôt rassurant.

Vous n’avez pas encore créé votre espace personnel ?

Si votre enfant est inscrit en accueil de loisirs, à la restauration, aux garderies périscolaires ou à l’étude surveillée, vous avez normalement reçu un courrier postal adressé par le secteur éducation, contenant notamment votre numéro de dossier (à quatre chiffres). Une fois sur le portail famille (https://portailfamille.ville-gardanne.fr), allez dans la rubrique Inscrivez-vous sur la droite de la page d’accueil. Remplissez les différents champs, en faisant attention à votre adresse mail : elle doit être identique à celle que vous avez donnée au secteur éducation. Une fois ceci fait, vous acceptez les conditions générales d’utilisation et vous validez. Vous recevez alors un mail avec un lien pour confirmer votre inscription. Cliquez dessus. Votre accès est créé.

Le mot des élus

Jocelyne Masini
Adjointe au maire déléguée à l’enfance, la jeunesse et la famille

Énergies : Pourquoi était-il nécessaire d’assouplir les conditions d’inscription ? Jocelyne Masini : Quand la plupart des familles se seront inscrites sur le nouveau portail, on va gagner énormément de temps. Et bien entendu, il y aura toujours un accueil physique au secteur éducation, rue Borély, pour aider les personnes qui en auront besoin ou qui ne pourront pas faire les démarches en ligne.

La souplesse est plus intéressante pour les familles, qui peuvent ajuster leurs demandes d’un mois sur l’autre au lieu de le faire sur l’ensemble de l’année comme c’était le cas auparavant. Elle l’est aussi pour le secteur éducation, en lui permettant d’ajuster les moyens mis en oeuvre aux besoins des familles. Ainsi, la Ville peut facturer au plus juste le nombre de repas ou de présence en garderie.

De plus, de nombreuses familles ont demandé la facturation sur Internet. Là aussi, ce sera plus pratique pour elles, et ça fera gagner beaucoup de temps au personnel du secteur éducation.

Anthony Pontet
Adjoint au maire délégué à la réussite éducative et à la restauration collective

Énergies : Peut-on parler de nouvelle étape dans la dématérialisation des démarches pour les familles ?

Anthony Pontet : On s’est aperçu qu’elles ont de plus en plus besoin de faire des démarches en ligne, sans avoir à se déplacer. Et pour ceux qui auraient des difficultés, le personnel du secteur éducation est formé et disponible pour leur expliquer comment faire. De plus, on mène une réflexion sur le contenu des activités proposées aux enfants. On va s’appuyer sur l’outil qui va favoriser la participation des parents. L’important est de créer du lien avec les familles, le portail va y contribuer.

É : Où en est le chantier de la future cuisine centrale à la zone Avon ?

AP : Il avance dans les délais annoncés. La livraison est toujours prévue au dernier trimestre 2019. Un comité de pilotage va se mettre en place pour gérer le transfert du matériel depuis le bâtiment actuel de Fontvenelle. Ce ne sera pas simple, on va essayer de le faire pendant les vacances de Noël, c’est le seul moment de l’année où le service est interrompu, excepté pour le portage de repas à domicile. Mais on trouvera une solution.

Nicolas Foucaud parent d’élèves à Gardanne

J’ai créé mon compte en février, après avoir reçu le courrier du secteur éducation. Ce n’est pas très facile, car il fallait d’abord s’inscrire en ligne et ensuite se connecter avec notre numéro de dossier. Ce qui est pratique, c’est de pouvoir inscrire les enfants une semaine à l’avance, ou modifier leurs dates d’inscription, ce qui n’était pas possible avant. Le fait de voir aussi le planning du mois à venir et le coût total des services, c’est utile. Comme le dernier vendredi avant les vacances, il n’y a pas d’études surveillées, il faut penser à inscrire les enfants à la garderie du soir, ce que j’oubliais souvent de faire. Avec le planning sous les yeux ce sera plus simple. J’attends aussi le rétablissement du paiement en ligne, c’est beaucoup plus pratique que de devoir se déplacer au secteur éducation.

Elisabeth Calderon secteur éducation, chargée du pôle administratif

Une des nouveautés importantes offertes par le portail famille, c’est la possibilité donnée aux parents séparés d’être facturés indépendamment l’un de l’autre pour le même enfant. Chaque parent peut inscrire son enfant en fonction des semaines où il en a la garde, par exemple, les besoins n’étant pas forcément les mêmes en fonction de la situation de chacun. Sur la précédente version du portail, un tiers des familles utilisaient le paiement en ligne. Avec celui-là, il devrait y en avoir beaucoup plus. D’autant qu’il servira aussi de lien entre elles et le secteur éducation via le formulaire “Nous contacter” accessible en bas de page sur le portail famille. Des alertes par mail seront envoyées quelques jours avant l’échéance de paiement des factures.